16 novembre , 2023

Reunion collaborative

Réunion collaborative

Les réunions d’aujourd’hui ne peuvent plus se contenter d’être de simples échanges d’informations. À l’heure où chaque minute compte, la réunion collaborative émerge comme un levier stratégique pour toute entreprise souhaitant maximiser l’engagement de son équipe. Dans un monde où le temps devient la ressource la plus précieuse, comment transformer chaque session en un moment véritablement efficace ? La formation aux techniques de facilitation et de brainstorming permet désormais de métamorphoser la dynamique de groupe, transformant chaque participant en contributeur actif. L’approche participative redéfinit fondamentalement la manière dont nous prenons une décision collective, en mettant en place des cadres qui répondent aux besoins réels de chaque personne. Explorons comment un nouvel objectif, un format repensé et les bons outils peuvent générer plus d’idées novatrices, résoudre chaque problème efficacement et transformer votre salle de réunion en incubateur d’actions concrètes. Un nouveau modèle à utiliser pour favoriser une intelligence collective dont vous découvrirez bientôt tout le contenu et chaque point essentiel.

Quelles solutions ?
Déployez des outils collaboratifs pour des réunions plus efficaces
Créez, innovez et partagez des idées
Engagez 100% des participants en salle ou à distance
Poursuivez votre travail de groupe en dehors de la réunion

Planifiez Les outils pour des réunions collaboratives,
productives et interactives

Inventer de nouvelles façon de travailler avec une salle de réunion 2.0 pour que toutes vos réunions deviennent de véritables temps collaboratifs et productifs. Dynamisez l’animation et impliquer les participants tout en stimulant les idées via les outils de collaboration digitale.

Tableau numérique

Nos écrans interactifs permettent d’offrir un espace de travail immersif et interactif pour vos réunions collaboratives. Connectez un ordinateur ou un smartphone en quelques secondes. Facilitez les échanges et la créativité. Ils permettent de mettre en évidence vos objectifs permettant des réunions efficaces.

Visio conférence

Déployez une caméra UHD sur site pour assurer la visioconférence avec vos équipes à distance et faites comme si vous étiez dans la même pièce. Pendant la réunion, collaborez ensemble simplement tout en mettant l’humain au cœur de vos réunions.

Réunion à distance

Favorisez la collaboration en impliquant vos salariés qu’ils soient sur site ou à distance avec la plateforme collaborative Microsoft Teams, connectable sur le tableau numérique. Où que vous soyez participé et soyez acteur de votre réunion. Tous les participants peuvent communiquer ensemble à distance et en direct en utilisant la vidéo ou la messagerie instantanée.

Brainstorming

Les participants à votre réunion collaborative ont la possibilité de ‘brainstormer’ tous ensemble en écrivant ou en dessinant leurs idées sur un écran interactif. Cela permet de prendre des décisions et d’optimiser par la suite le travail d’équipe.

Co-conception de documents

Depuis un espace collaboratif en ligne les participants ont la possible de créer et d’exploiter un document ensemble. Il est aussi possible de glisser/ déposer un fichier (Word, Excel, PowerPoint, etc.) dans l’espace commun et de le commenter ou le modifier.

Organisation de projet

Vos équipes peuvent aussi organiser leur projet grâce à Microsoft Planner en créant les tâches à effectuer, les attribuer et suivre leur avancement au sein de votre modern desktop. Des priorités ou des deadlines peuvent être associées à chaque tâche

Pourquoi choisir les réunions collaborative à distance ou sur site

Pour vos réunions collaboratives, découvrez nos 3 astuces afin de :

Simplifier les échanges d’information en mobilité

Pour rester productif, même en mobilité, vos réunions collaboratives doivent faciliter les échanges et la communication grâce à une messagerie rapide et sécurisée comme Teams. Que ce soit en visio-conférence ou encore par messagerie instantanée !

Créer des interactions et dynamiser votre réunion

Améliorez la participation et les interactions de vos réunions collaboratives grâce aux nouvelles technologies comme un tableau blanc interactif (TBI). Animer vos réunions avec un objectif précis pour chaque réunion, un déroulement clair des étapes de la réunion et surtout un temps de parole pour chaque participant. Cela va favoriser une participation active et une efficacité accrue.

Diffuser votre compte rendu

Synthétiser efficacement vos réunions collaboratives avec la suite Office 365 et partagez vos informations au sein de votre solution SharePoint en un quelques clics. Cela permet pour la prochaine réunion d’être plus efficace et d’avoir un objectif.

Comment mettre en place des réunions collaboratives ?

Pack réunion collaborative

Profitez des avantages de ces outils digitaux pour :

Etude des usages
Fourniture des matériels informatiques adéquats (Microsoft 365 Entreprise, Office 365, Tableau blanc interactif)
Déploiement et configuration des applications
Formations et assistance utilisateur

Comment animer une réunion participative ?

Pour animer votre réunion de manière dynamique, misez sur des techniques d’animation de réunion qui favorisent la participation de chacun. Une réunion participative repose sur une bonne gestion du temps de parole, des moments d’échange bien structurés, et un tour de table pour impliquer chaque groupe ou collaborateur. N’hésitez pas à utiliser un ice breaker en début de séance pour instaurer une dynamique positive. L’animation de réunion participative vise avant tout à renforcer l’engagement collectif autour d’un objectif commun.

Quels types de réunions collaboratives existent ?

Il existe plusieurs types de réunion adaptés à vos besoins : la réunion coopérative, la réunion collaborative, les réunions hybrides ou encore la réunion à distance. Ces formats de réunions inspirants prennent en compte les différents types de participants, qu’ils soient en présentiel ou à distance. Une salle de réunion collaborative bien équipée facilite ces échanges et encourage l’implication de chaque profil.

Comment favoriser l’intelligence collective ?

Pour favoriser l’intelligence collective, il est essentiel de créer un environnement propice à la collaboration. Encouragez une communication verbale fluide, une communication orale efficace, et structurez clairement le processus de réunion. Une réunion collaborative bien menée génère de la valeur ajoutée, en permettant à chaque contribution de trouver sa place dans l’échange. Cela renforce l’implication de chaque collaborateur.

Comment préparer une réunion efficace ?

Bien préparer une réunion commence par la définition d’un objectif clair et d’un ordre du jour précis. Assurez-vous de la mise en place logistique, suivez les étapes de la réunion, et préparez les documents nécessaires. Un bon système d’organisation vous permet de structurer votre plan de réunion et de faciliter la rédaction d’un compte rendu pour suivre les décisions.

Comment éviter les pertes de temps en réunion ?

Pour éviter toute perte de temps, il est recommandé d’organiser des réunions efficaces et bien cadrées. Normalisez les réunions, limitez-les à l’essentiel avec des formats courts, et veillez à éviter les appels inutiles. Une bonne préparation permet de gagner du temps et de rendre le travail collaboratif plus productif, pour faire de chaque rencontre une réunion productive et mieux ciblée.

Quelles sont les meilleures pratiques pour les réunions ?

Parmi les meilleures pratiques, on retrouve l’usage de techniques innovantes, des astuces pour organiser plus efficacement, voire une formation sur mesure selon les équipes. Le but est de dynamiser vos échanges, booster l’efficacité collective, et choisir les bonnes méthodes, outils ou techniques de facilitation pour améliorer la collaboration sans alourdir le temps de réunion.

Comment utiliser des outils collaboratifs en réunion ?

Pour rendre une réunion plus fluide et interactive, vous pouvez vous appuyer sur un outil ou une plateforme collaborative comme Miro ou Klaxoon. Ces logiciels offrent des tableaux blancs, des outils de planification et des supports visuels pour faciliter les échanges. Grâce à la technologie de collaboration, vous créez un environnement de travail plus dynamique, où chacun peut contribuer en temps réel, même à distance.

Choisir de mettre en place des solutions IT pour révolutionner vos réunions avec nos experts, c’est l’assurance de :

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