16 décembre , 2021

Comment et quand utiliser SharePoint ? Guide du débutant

Basé sur un site web, SharePoint permet aux entreprise de gérer différents contenus et de mieux collaborer. Mais comment utiliser SharePoint ? Pour quels usages ?

Nos consultants SharePoint répondent à vos questions !

SharePoint, pourquoi l’utiliser, et pour qui ?

A l’ère de la transformation digitale, la collaboration devient un facteur clé de succès pour une entreprise.

SharePoint répond à cette demande en proposant des pages d’équipe et de site améliorées, tout en facilitant plus que jamais la messagerie et le partage d’informations avec les coéquipiers.

Des milliers d’intranets et de portails Web sont créés à l’aide de Sharepoint.

Des milliers de sites de gestion de documents d’entreprise sont créés avec Sharepoint.

Nous vous proposons de répondre aux questions les plus fréquemment posées sur SharePoint pour comprendre au mieux les avantages d’utiliser Sharepoint.

Rappel : qu’est-ce que SharePoint ?

entreprises utilisatrices

Microsoft SharePoint est une plateforme d’applications Web et un système de gestion de contenu basé sur un navigateur conçu pour aider les entreprises à créer des sites Web.

Développé par Microsoft, SharePoint peut être utilisé comme un espace collaboratif sécurisé ou un portail d’informations d’entreprise où les fichiers et les documents sont stockés, organisés et partagés.

Les informations sont accessibles depuis n’importe quel appareil via un navigateur Web. Les entreprises peuvent configurer cet outil de mobilité pour gérer un portail intranet, un extranet et divers sites Web. Sharepoint permet de créer un véritable espace de communication le tout en ajoutant du partage, des droits d’accès, des groupes… Cette solution est utilisée actuellement par plus de 200 000 entreprises dans le monde.

Pourquoi utiliser un SharePoint ?

Utiliser SharePoint c’est pouvoir réduire considérablement la quantité de papier en circulation tout en facilitant la communication et la circulation de l’information dans votre entreprise.

Voici quelques-uns des avantages de SharePoint :

Gestion et partage de documents : Vous pouvez gérer l’accès et le partage des documents, autoriser la visualisation et l’édition uniquement par les utilisateurs que vous avez sélectionnés, internes ou externes à votre entreprise. Tous les travaux seront toujours parfaitement synchronisés avec les autres utilisateurs. Le système de gestion de documents est également très simple. Vous pouvez modifier votre fichier directement depuis votre navigateur à l’aide des applications Microsoft Online.

Intégré à Microsoft 365 : SharePoint est un service de collaboration qui peut être utilisé comme service SaaS dans le cadre d’un abonnement Microsoft 365. C’est l’application principale de la suite. Les fonctionnalités de gestion et de collaboration sont parfaitement interconnectées avec tous les autres outils Microsoft pour assurer un flux de communication naturel.

Simplifier la collaboration. Il vous permet d’ajouter des profils personnels à votre intranet. Vous pouvez voir les intérêts de vos collègues, leurs responsabilités et avec qui ils travaillent. La plateforme collaborative fournit de multiples outils pour encourager la communication. Yammer, le réseau social d’entreprise par excellence, et Microsoft Teams pour organiser des réunions d’affaires et des chats en sont un exemple. L’ensemble des possibilités qui s’offre à vous est immense !

Avoir accès à vos informations partout. En utisant l’intranet SharePoint, vos informations seront disponibles sur tous appareils (smartphone, ordinateur, tablette). Vos données sont disponibles en ligne en toute sécurité. Cela simplifie la collaboration même en mobilité.

Quelles sont les fonctionnalités de SharePoint ?

Voici quelques-unes des fonctions clés à prendre en compte pour savoir à quel moment devez-vous envisager d’utiliser Sharepoint pour votre nouvel intranet :

Organiser : en groupe ou seul, SharePoint vous permet d’organiser des informations, des personnes et des projets.
Identifier : trouvez facilement des réponses, obtenez des informations et bénéficiez de l’assistance d’experts.
Collaborez : restez en contact avec vos collègues, partagez des idées et réinventez votre façon de collaborer dans l’entreprise. Vos collaborateurs peuvent partager instantanément du contenu avec d’autres personnes.
Développer : grâce à Microsoft SharePoint et ses intégrations, chaque entreprise peut personnaliser son site web pour en utiliser toutes les fonctionnalités.
Gérer du contenu : SharePoint permet de mettre à disposition des contenus, de les trier, de les organiser. Finie la perte de temps liée à la recherche de documents. Vous avez la possibilité d’héberger et de stocker les documents de l’entreprise à un seul et même endroit. Le versionning de documents est aussi possible.
Créez des flux d’automatisation. Vous pouvez mettre en place des process de relecture, d’approbation, … Cela est par exemple possible pour les demandes de congés ou encore les notes de frais.
Sécurisez les accès. Utiliser SharePoint c’est aussi pouvoir définir les droits d’accès aux données aux utilisateurs. Vous pouvez ainsi protéger la confidentialité des données. Créez des restrictions, des groupes d’utilisateurs, suivez les modifications, …
Sauvegardez vos données. Définissez votre fréquence de sauvegarde.

Comment utiliser SharePoint ?

SharePoint est une plateforme de collaboration basé sur site Web. L’outil SharePoint utilise des applications de workflow, des bases de données « listes » et d’autres composants WebParts, couplés à des fonctionnalités de sécurité.

Quelques conseils pour utiliser SharePoint

L’utilisation, l’installation, la gestion et le dépannage de SharePoint nécessitent des compétences spécialisées. Une solution pour les entreprises consiste à externaliser l’hébergement SharePoint pour l’administration du système, la reconfiguration ou le dépannage.

Pour une formation indépendante, vous pouvez utiliser les supports et didacticiels sur le site Web de Microsoft.

Il existe également des formations, des examens et des certifications sur Microsoft SharePoint pour les développeurs. Les professionnels de l’informatique peuvent planifier un cours de formation en sélectionnant SharePoint dans la section « Apprentissage et formation » de Microsoft.com. Les cours de formation tels que les bases de l’administration office 365 ou encore Microsoft Office SharePoint sont disponibles en téléchargement dans la section « Support » d’Office.Microsoft.com. Des didacticiels vidéo vous montrent comment personnaliser un site Web public, publier sur le fil d’actualité et effectuer des tâches dans la bibliothèque de documents.