L’intelligence artificielle générative a transformé le monde du travail. Avec Microsoft 365 Copilot, la firme de Redmond propose bien plus qu’un simple chatbot : c’est un véritable assistant de travail intégré au cœur de votre environnement numérique. Cependant, naviguer entre les types de licences, comprendre la tarification et vérifier l’éligibilité technique peut s’avérer complexe pour une organisation.
Cet article détaille tout ce que vous devez savoir pour acheter et déployer cette solution, des fonctionnalités de Copilot Studio à l’intégration dans Teams et Outlook.
En bref : L’essentiel à retenir
- Licence complémentaire : Copilot pour Microsoft 365 est un add-on (module complémentaire) qui nécessite une licence de base (Business Standard, Premium, E3 ou E5).
Sécurité des données : Contrairement aux versions grand public, vos données professionnelles ne servent pas à entraîner les modèles de langage.
Intégration profonde : L’outil agit directement dans vos applications (Word, Excel, PowerPoint) et via le Microsoft 365 Copilot Chat (basé sur le Microsoft Graph).
Coût : Il s’agit d’un abonnement annuel payant, distinct des offres gratuites ou « Pro » pour particuliers.
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Comprendre l'écosystème : Copilot, Copilot Pro et Microsoft 365 Copilot
Avant d’investir, il est crucial de distinguer les différentes offres. Microsoft 365 Copilot propose aujourd’hui une gamme variée adaptée à chaque besoin spécifique :
Microsoft Copilot (Version gratuite) : Accessible via le Web (Bing) ou Microsoft Edge, cette version utilise les données du web public. C’est un point d’entrée pour le grand public pour générer du texte ou une image, mais elle n’a pas accès à vos documents d’entreprise.
Microsoft Copilot Pro : Une licence payante destinée aux particuliers (comptes Microsoft 365 Personnel ou Famille). Elle offre un accès prioritaire aux derniers modèles et une intégration de base dans les applications Office, mais sans la protection des données de niveau entreprise.
Copilot pour Microsoft 365 (M365 Copilot) : C’est la version professionnelle. Elle combine la puissance des grands modèles de langage (LLM) avec vos données d’entreprise (le Microsoft Graph) et les applications Microsoft 365. C’est la seule version qui garantit la confidentialité et la sécurité requises pour une organisation.
GitHub Copilot : Un outil spécifique pour le développeur, axé sur la génération de code et l’aide à la programmation.
Avis de l’expert Axido :
« Ne confondez pas la version ‘Pro’ et la version ‘Business’. Pour une PME, le véritable ROI se trouve dans la version M365 Copilot grâce au Microsoft Graph. Nos données montrent que les collaborateurs gagnent en moyenne 1h15 par jour sur la recherche d’information et la rédaction de synthèses dès le premier mois d’adoption. »
Les prérequis de licences : quels abonnements Microsoft 365 sont éligibles ?
Pour utiliser Copilot en entreprise, vous ne pouvez pas simplement souscrire à l’offre isolément. Il s’agit d’une licence de module complémentaire qui doit être rattachée à une licence de base valide.
Pour qu’un utilisateur soit éligible, il doit disposer d’un compte professionnel ou scolaire rattaché à l’une des licences suivantes :
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 E3 ou E5
Office 365 E3 ou E5
Si vous possédez une ancienne licence ou une version « Apps only », une mise à niveau ou une mise à jour de votre contrat sera nécessaire. Une fois la licence Microsoft 365 Copilot acquise, vous devez l’attribuer via le Centre d’administration Microsoft 365.
Le risque de la licence orpheline.
Copilot étant une licence « Add-on » (extension), elle devient une coquille vide instantanément si votre licence socle (ex: M365 Business Standard) expire ou est rétrogradée. Vous risquez de continuer à payer une licence Copilot active administrativement, mais techniquement inutilisable faute de socle valide.
Fonctionnalités et intégrations : bien plus qu'un simple Chat
La valeur ajoutée de cette solution réside dans son intégration transparente aux outils que vous utilisez au quotidien. Voici comment l’IA améliore la productivité par application :
Copilot dans Word : Sert à créer un premier brouillon, résumer un long document, ou réécrire un paragraphe sur un ton plus professionnel.
Copilot dans Excel : Permet d’analyser des données complexes, de générer des formules, d’identifier des tendances et de créer des graphiques via une simple requête en langage naturel.
Copilot dans PowerPoint : Transforme un document Word en une présentation visuelle complète, ou ajoute des diapositives à partir d’une simple idée.
Copilot dans Outlook : Aide à répondre aux e-mails, résumer de longs fils de discussion et prioriser votre boîte de réception Exchange.
Copilot dans Teams : Offre un résumé en temps réel des réunions, liste les points d’action et répond aux questions sur ce qui a été dit, même si vous arrivez en retard.
L’accès à ces fonctionnalités se fait de manière transparente : l’icône Copilot apparaît directement dans le ruban de l’application.
La limite de la licence en mode « Invité ».
Techniquement liée à votre environnement d’origine (Tenant), votre licence devient inactive lorsque vous collaborez en tant qu’invité sur le Teams d’un partenaire ou d’un client. L’assistant IA ne vous « suit » pas à l’extérieur : vous perdez vos fonctionnalités Copilot dès que vous quittez votre périmètre d’entreprise.
Copilot Chat et Copilot Studio : les outils complémentaires inclus
Au-delà des applications Office, la licence donne accès à deux outils puissants pour gérer la connaissance et les processus métier.
Microsoft 365 Copilot Chat (ex-Business Chat)
Cet outil fonctionne comme un moteur de recherche intelligent pour votre entreprise. En se connectant à SharePoint, OneDrive, vos e-mails et vos calendriers, le Chat peut répondre à des questions complexes comme : « Quel est le dernier devis envoyé au client X ? » ou « Prépare-moi un résumé de la réunion de mardi incluant les fichiers présentés ». Il agit comme un assistant de travail unifié traversant toutes vos données.
Copilot Studio
Inclus dans certaines offres ou disponible en extension, Copilot Studio est une plateforme low-code qui permet de personnaliser Copilot ou de créer vos propres agents. Vous pouvez :
- Connecter Copilot à des données externes (CRM, ERP, Web). = Copilot for sales
- Créer un chatbot intégré pour répondre aux questions RH ou IT.
- Automatiser une tâche spécifique propre à votre métier.
Sécurité et confidentialité des données : Copilot est-il sûr pour l'entreprise ?
La sécurité est la préoccupation majeure des DSI. Contrairement aux outils publics (comme la version gratuite de ChatGPT ou le Copilot grand public), Copilot pour Microsoft 365 respecte les limites de conformité de votre organisation.
Confidentialité : Vos données (prompts, réponses, documents) ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles de langage fondamentaux de Microsoft ou d’OpenAI.
Limites d’accès : Copilot respecte automatiquement les autorisations existantes. Un utilisateur ne peut pas générer un résumé d’un fichier confidentiel auquel il n’a pas accès.
Protection des données : Toutes les interactions sont chiffrées et restent dans votre périmètre (tenant) Microsoft 365.
Avis de l’expert Axido :
« L’implémentation de Copilot nécessite souvent un audit préalable des droits d’accès (SharePoint et OneDrive). Si vos permissions sont trop ouvertes, l’IA trouvera l’information. Nous constatons que 30% du temps de déploiement technique est consacré à ‘nettoyer’ ces accès pour garantir une sécurité sans faille. »
Tarification et ROI : combien coûte Microsoft 365 Copilot pour les professionnels ?
Le prix de Copilot reflète son positionnement en tant qu’outil de productivité haut de gamme.
Coût : La tarification standard est généralement autour de 28,10 € par utilisateur / mois (prix public pouvant varier, souvent facturé en abonnement annuel).
Engagement : Il s’agit d’une licence payante avec un engagement annuel. Il n’existe pas de version d’évaluation (essai gratuit) standard pour cette offre spécifique aux entreprises, bien que Microsoft propose parfois des offres limitées.
Les tarifs débutent à partir de 12 € par utilisateur et par mois pour l’offre Chat et peuvent atteindre 50 € pour les formules les plus complètes. En choisissant un engagement annuel, une remise de 15 % est appliquée. Les entreprises bénéficient par ailleurs de conditions spéciales pour les volumes supérieurs à 250 licences. Les paiements se font par carte bancaire ou virement SEPA, avec possibilité de facturation centralisée ou en plusieurs entités.
La priorité d’accès et le bridage (Throttling).
L’achat de la licence ne garantit pas une puissance de calcul infinie en temps réel, car Microsoft applique une « politique d’usage raisonnable » stricte. Lors des pics de charge sur les serveurs Azure OpenAI, la vitesse de génération de vos réponses peut être bridée, même avec un abonnement valide.
Guide d'achat : comment ajouter la licence Copilot à votre contrat existant ?
Vous êtes prêt à sauter le pas ? Voici comment procéder selon votre statut :
Vérifiez l’éligibilité : Assurez-vous que vos utilisateurs ont une licence de base (Business Standard/Premium ou E3/E5).
Canaux d’achat :
Via le Centre d’administration : Les administrateurs peuvent acheter des licences directement dans la section « Facturation » > « Acheter des services ».
Via un partenaire (CSP) : Pour bénéficier de conseil, d’une facture unique et d’un accompagnement au déploiement, passer par un partenaire Microsoft (Cloud Solution Provider) est souvent recommandé.
Licences en volume : Pour les grandes entreprises ou le secteur public.
Attribution : Une fois l’achat effectué, n’oubliez pas d’attribuer la licence à chaque utilisateur spécifique dans le portail d’administration. L’accès à Copilot peut prendre quelques minutes à s’activer.
FAQ : Réponses aux questions fréquentes sur les licences Copilot
Existe-t-il une licence gratuite pour les entreprises ?
Non. Il existe une version gratuite de "Microsoft Copilot" sur le web, mais elle n'offre pas la protection des données commerciales ni l'intégration aux applications Office.
Quelle est la différence entre Copilot Pro et Copilot pour Microsoft 365 ?
Copilot Pro est pour les individus (usage personnel). Copilot pour Microsoft 365 est pour les organisations (usage professionnel), incluant le Chat d'entreprise sécurisé et la gestion via le centre d'administration.
Copilot est-il disponible pour le secteur éducatif ?
Oui, il existe des offres spécifiques pour le secteur de l'éducation et les universités, souvent soumises à des conditions d'éligibilité strictes.
Comment se former à l'outil ?
L'adoption est clé. Microsoft propose des parcours de formation sur Microsoft Learn. De plus, l'outil intègre des suggestions de prompts pour aider les utilisateurs à démarrer ("Now starting" ou "Originally starting" guides dans l'interface).
