La plateforme collaborative en ligne de Microsoft permet de centraliser les communications internes de votre entreprise ainsi que de rassembler en un même lieu les documents de vos collaborateurs. Cet article vous expliquera ce que c’est que cette application web et présente les différents avantages de Sharepoint Online.
Qu’est-ce que SharePoint Online ?
SharePoint Online est une application Web puissante utilisée pour la collaboration et l’échange d’informations au sein d’une organisation. En termes simples, il s’agit de la version cloud d’Office SharePoint. Tout comme SharePoint On-Premises, SharePoint Online permet à chaque utilisateur de stocker, partager et gérer le contenu, les connaissances et les applications pour améliorer le travail d’équipe, trouver des informations rapidement et collaborer de manière transparente dans toute l’organisation. En un mot, il s’agit d’un outil favorisant le travail collaboratif ! L’avantage de SharePoint Online est qu’il est disponible en tant que logiciel en tant que service (SaaS) avec un abonnement Office 365.
La version cloud Microsoft de SharePoint, présente de nombreux avantages sharepoint et possède des fonctions supplémentaires pour l’intégration avec d’autres applications cloud et complète de nombreux packages Microsoft proposés avec une licence Office 365 ou Microsoft 365. Associé à la vitesse connue de l’environnement web, optez pour la version en ligne de SharePoint permet d’accéder rapidement à ses données.
Quels sont les avantages de SharePoint Online ?
Entre partage de documents, intranet… Cet outil Microsoft web est conçu pour faciliter la collaboration et augmenter la productivité. Cet espace collaboratif présente de nombreux avantages de Sharepoint tels que :
La collaboration au sein de l’entreprise renforcée avec SharePoint Online
Gérez et utilisez des documents, des tâches, des rendez-vous et des contacts avec d’autres membres de l’équipe, des collègues, des partenaires et des clients. SharePoint Online favorise le partage et la communication entre collaborateurs et clients. Outre la bibliothèque de documents, cet outil permet aux employés de créer et gérer des sites Web axés sur les équipes et les projets. En effet, même sans expertise technique, ils peuvent partager des documents et des informations avec des collègues, des clients et des partenaires et les utiliser ensemble. De plus, tous les employés sont informés de l’actualité interne via un intranet social. Ces derniers peuvent interagir très facilement aux actualités de cet intranet collaboratif. Chaque employé recevra dans sa boîte mail une notification d’une actualité interne et sera libre d’interagir en aimant ou commentant la publication. Cet outil de travail permet de réellement bosster la collaboration au sein de vos quipes. Qu’il s’agisse de communication, partage de documents, plateforme pour travailler ensemble les avantages SharePoint sont nombreux. Microsoft a développé cet outil suite à une demande des entreprises de simplifier la collaboration. SharePoint Online permet ainsi de combiner
En un mot, passer par une plateforme collaborative unique permet un gain de temps et surtout une facilité d’accès aux documents et informations.
Une efficacité augmentée : l'avantage majeur de SharePoint Online
Ces dernières années, Microsoft a travaillé intensivement sur la suite complète Office 365. Des outils modernes sont déjà disponibles en ligne pour augmenter votre productivité.
L’intégration de Microsoft PowerApps, Microsoft Flow et également Azure Functions avec SharePoint Online offre de toutes nouvelles possibilités d’utilisation du contenu et des processus SharePoint. Des webinaires intéressants sont également disponibles pour vous permettre d’examiner de plus près ces outils.
La considération que vous devez faire vous-même : comment mes employés aimeraient-ils travailler ? Comment travaillez-vous aujourd’hui et qu’attendez-vous d’une plateforme collaborative moderne ? Si vous êtes confronté à des exigences telles que l’accès mobile ou même la collaboration mobile, vous ne pourrez pas vous passer d’Office 365 ou de l’outil de mobilité SharePoint Online.
Bien entendu, l’option de travail hybride est une variante qui séduira certains d’entre vous. Ces dernières années la façon de travailler des collaborateurs à complètement changer et pour cause ! Il est impératif de s’adapter à ces changements et de proposer un environnement toujours plus mobile, agile et ce accessible depuis n’importe quel ordinateur/tablette/téléphone, n’importe quand. Vous pouvez donc avoir vos données dans votre data center et en même temps profiter des avantages SharePoint Online.
Bien plus qu’un réseau social d’entreprise, l’avantage de SharePoint Online réside dans sa pluralité. Elle permet de travailler ensemble avec le partage de documents faciliter mais pas que ! Passer par cette plateforme permet de sécuriser ses données, d’avoir accès à un intranet collaboratif, un espace de stockage. Toujours mis à jour, la version en ligne de SharePoint offre bien des avantages.
Envie d’en savoir plus ? Découvrez notre guide SharePoint débutant.
Une accessibilité contrôlée avec SharePoint Online
SharePoint Online est livré avec des fonctionnalités de sécurité avancées qui authentifient les utilisateurs et empêchent l’accès non autorisé aux informations sensibles. L’intégrité des données est maintenue en optimisant l’accès aux données et leur partage de par l’administration Office 365. Vous pouvez également définir des configurations de sécurité au niveau du document, du dossier, du site ou de la bibliothèque. En outre, vous avez la possibilité de protéger les documents et contenus confidentiels avec des autorisations et une transmission sécurisée des données cryptées à l’aide de SSL/HTTPS. L’avantage de SharePoint réside dans sa facilité à contrôler l’accès aux fichiers dans cet espace collaboratif. Une bonne gestion des identités et des accès permet de partager vos fichiers en toute sécurité.
SharePoint Online ou l'assurance d'une sécurité renforcée
Microsoft stocke en toute sécurité les dossiers et fichiers SharePoint Online de votre modern workplace sur le stockage Azure SQL dans l’un de ses centres de données pour garantir la disponibilité et la récupération des données en cas de sinistre ou de suppression accidentelle.
La création d’une stratégie de rétention pour SharePoint Online peut aider à désencombrer le stockage et à réduire les risques de sécurité et de responsabilité. En appliquant une stratégie de rétention, vous pouvez conserver les fichiers stockés dans Microsoft SharePoint. La politique de rétention peut être définie en fonction de la date de création ou de la dernière date de modification.
Véritable backup si votre poste de travail lâche, opter pour SharePoint comme bibliothèque de données permet de vous assurer la sécurité de vos fichiers. Cependant, lorsque vous considérez cet outil comme point de sauvegarde, il est primordial de gérer la gestion d’accès à vos données. La sécurité outre la sauvegarde passe par la bonne gestion des droits d’accès à vos fichiers. Lorsque vous configurez votre outil pensez à assigner une personne du service IT de votre entreprise à la configuration personnalisée des droits d’accès à vos dossiers. L’authentification se fera directement par le biais de votre adresse mail reliée à votre compte Microsoft Office.
Microsoft SharePoint Online remplace le besoin d’exploiter votre propre environnement système et offre une sécurité maximale grâce à la sauvegarde automatique quotidienne des données, la politique de rétention et de récupération d’urgence, le stockage des éléments supprimés et la surveillance des attaques possibles.
