Vous interrogez-vous sur SharePoint ? Vous êtes précisément où il faut être. Dans l’ère actuelle, où la collaboration et la gestion efficace de l’information sont vitales, SharePoint se révèle être une solution polyvalente et performante.
Conçu par Microsoft, SharePoint est un outil de gestion de contenu d’entreprise qui soutient la collaboration, le partage de fichiers et l’organisation d’informations au cœur des organisations.
Visualisez une plateforme centrale où employés, collègues, clients et partenaires peuvent accéder, partager et gérer documents, listes, sites web, et plus, de façon optimale. SharePoint est cet outil. Nous approfondirons ici ce que SharePoint représente, son utilité, son fonctionnement, et ses fonctionnalités clés.
Destiné aux responsables d’entreprises, gestionnaires de projets ou utilisateurs curieux, saisir l’essence de SharePoint peut révolutionner votre manière de travailler et d’interagir avec vos équipes et vos données. Découvrez comment cette plateforme peut satisfaire vos besoins en collaboration, gestion de documents et partage d’informations.
Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint se présente comme une plateforme de gestion de contenu d’entreprise, conçue par Microsoft, qui s’intègre parfaitement à la suite Microsoft 365. Elle propose un large éventail de fonctionnalités qui en font un outil indispensable pour faciliter la collaboration, la gestion documentaire, et l’organisation des informations au sein des entreprises.
En tant que système de gestion de contenu (SGC), SharePoint permet aux organisations de centraliser, gérer et partager des documents, des listes, des sites web, et autres types de contenu. Cette plateforme web est essentielle pour encourager la communication et la collaboration numérique, aidant les équipes à opérer de manière efficace, quel que soit l’endroit où elles se trouvent, grâce à des solutions de cloud.
La capacité de SharePoint à générer des sites intranet et extranet pour les entreprises est particulièrement notable, car ils agissent comme un hub central pour le partage de fichiers, la communication interne, et la collaboration. Ces sites peuvent être adaptés pour répondre aux exigences spécifiques de chaque organisation, ce qui inclut la création de contenu impactant, la gestion efficace des fichiers et documents, et le partage des informations à travers les différentes équipes et départements.
Par ailleurs, SharePoint est doté de fonctionnalités avancées en matière de gestion électronique de documents, permettant à ses utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes documents, de conserver un historique des versions, et de contrôler finement les droits d’accès. Ces fonctionnalités font de SharePoint une solution idéale pour optimiser les processus de travail, améliorer la collaboration, et garantir la sécurité des données dans le cloud.
De plus, SharePoint bénéficie d’une intégration fluide avec d’autres applications Microsoft telles que Microsoft Teams, Outlook, et OneDrive, renforçant ainsi les capacités de travail collaboratif à travers différentes plateformes et rendant l’équipe plus efficiente.
À quoi sert SharePoint ?
SharePoint est une plateforme versatile qui sert à plusieurs fins critiques dans le cadre d’une organisation. Voici quelques-unes des principales utilisations de SharePoint :
- Gestion des documents et des contenus: SharePoint excelle dans la centralisation et l’organisation des fichiers et du contenu. Les utilisateurs peuvent stocker, retrouver et partager facilement des documents, garantissant ainsi une meilleure gestion des informations. Cette plateforme permet de créer des bibliothèques de documents, d’utiliser des dossiers pour classer les documents par catégorie ou thème, et de mettre en place une nomenclature uniforme pour les noms de fichiers et de dossiers.
- Collaboration améliorée: SharePoint facilite la collaboration entre les membres de l’organisation en permettant de travailler simultanément sur des documents. Les utilisateurs peuvent ouvrir un document depuis une bibliothèque de documents, le partager avec d’autres, et travailler ensemble en temps réel. Les fonctionnalités de partage permettent de décider si les utilisateurs peuvent éditer ou simplement visualiser les documents.
- Automatisation des processus: SharePoint permet d’automatiser divers processus métier en intégrant des workflows et des applications de gestion de contenu. Cela aide à rationaliser les flux de travail, à améliorer la productivité et à réduire les tâches manuelles répétitives. Les alertes et les notifications peuvent également être configurées pour informer les utilisateurs de tout changement dans les documents ou les processus.
- Création de sites intranet et extranet: SharePoint permet de créer des sites intranet et extranet d’entreprise, qui servent de hub central pour la communication interne et la collaboration. Ces sites peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation, incluant la création de contenu, la gestion de fichiers et de documents, et le partage d’informations entre les équipes et les départements.
- Intégration avec d’autres outils Microsoft: SharePoint s’intègre parfaitement avec d’autres outils de la suite Microsoft 365, tels que Microsoft Teams, Outlook, et OneDrive pour le cloud . Cette intégration améliore les capacités de collaboration sur plusieurs plateformes et rend le travail d’équipe plus efficace. Les utilisateurs peuvent créer, télécharger, visualiser et supprimer des documents directement depuis ces applications, grâce au composant cloud.
Comment utiliser SharePoint ?
Se lancer avec SharePoint s’avère assez intuitif, en particulier après avoir saisi les fondamentaux de son fonctionnement. Voici des étapes clés et des conseils pour bien démarrer et exploiter pleinement cette plateforme.
- Se connecter à SharePoint: Le point de départ consiste à se connecter à votre compte Office 365 et à sélectionner SharePoint via le lanceur d’applications. Une fois connecté, naviguez parmi vos sites favoris, récents ou ceux que vous suivez, et plongez dans le contenu disponible.
- Initier un site: Lancer un nouveau site sur SharePoint est à la fois simple et direct. Vous avez le choix entre un site d’équipe ou un site de communication. Les sites d’équipe se connectent à des groupes Office 365, offrant une boîte aux lettres partagée, un calendrier, un planificateur, et plus encore. Quant aux sites de communication, ils sont pensés pour diffuser des informations, des annonces et des mises à jour auprès d’une audience étendue.
- Téléverser et gérer des documents: Le téléversement de documents sur SharePoint peut se faire de plusieurs manières. Le glisser-déposer directement de votre machine ou via l’option de téléchargement simplifie l’ajout de fichiers, accédant ainsi aux produits de l’environnement SharePoint en ligne. Une fois vos fichiers en ligne, vous avez la possibilité de les ouvrir et de les modifier soit en ligne soit via une application de bureau telle que Microsoft Word.
- Partage de documents: Partager des documents est essentiel sur SharePoint. Il vous est possible de partager des fichiers avec vos collègues, de déterminer les niveaux d’accès (comme l’édition ou la visualisation) et même de restreindre l’accès temporairement. Ce partage peut s’effectuer via un lien, facile à insérer dans un email, un chat, ou sur une page web.
- Collaboration en direct: SharePoint facilite la collaboration en temps réel sur les documents. Lorsque plusieurs utilisateurs interagissent simultanément sur un document, vous visualisez en direct les modifications ainsi que les auteurs de ces dernières. Cette capacité représente un véritable atout pour booster la productivité et la coordination au sein des équipes.
- Exploiter les web parts et pages: Les pages SharePoint sont structurées par les web parts – des modules que vous pouvez ajouter, retirer ou réarranger à votre guise. Intégrez du texte, des images, des vidéos, des documents, des graphiques, des cartes, etc., pour personnaliser vos pages et proposer un contenu engageant, agissant comme un composant dynamique de votre présence web.
- Automatisation des tâches: SharePoint offre la possibilité d’automatiser des tâches récurrentes à travers l’intégration de workflows et d’applications de gestion de contenu. Utilisez des outils tels que Microsoft Power Automate pour simplifier les processus métier et accentuer la productivité.
- Utilisation mobile: SharePoint est accessible via des applications mobiles disponibles pour iOS, Android et Windows, permettant ainsi un travail flexible et une connexion permanente avec vos sites, fichiers et actualités, où que vous soyez.
Nous vous avons proposé un guide complet sur comment utiliser SharePoint.
Quelles sont les fonctionnalités de SharePoint ?
SharePoint se révèle comme un outil indispensable pour la gestion de contenu, la collaboration et l’automatisation des processus métier, grâce à une gamme impressionnante de fonctionnalités :
Gestion de documents: SharePoint excelle dans une gestion centralisée et efficace des documents. Il est possible de concevoir des bibliothèques, d’adopter des dossiers et sous-dossiers, ainsi que de déterminer des champs de métadonnées pour simplifier la recherche et le filtrage. La fonctionnalité de contrôle de version assure que les modifications sont non seulement traçables mais que la gestion des versions est réalisée avec précision.
Création de sites: Avec SharePoint, la création de sites internets, intranets et extranets devient une réalité tangible. Ces sites se destinent à la collaboration d’équipe, à la communication interne ou au partage avec des partenaires externes. Les modèles préétablis simplifient grandement l’élaboration de sites répondant à des besoins spécifiques.
Automatisation des processus et workflows: L’outil permet d’automatiser les tâches en incorporant des workflows, ce qui réduit les tâches manuelles et amplifie la productivité. Des applications comme Microsoft Power Automate servent à automatiser des activités telles que l’approbation de documents et l’envoi de rappels.
Recherche et découverte de contenu: SharePoint offre une fonctionnalité de recherche avancée, permettant une découverte rapide et efficace de contenus, d’informations, de données métiers et de personnes, rehaussant ainsi la rapidité d’accès à l’information souhaitée.
Collaboration et communication: La plateforme est dotée d’outils de communication variés (blogs, wikis, forums de discussion, calendriers partagés) favorisant une collaboration efficace. L’intégration avec Microsoft Teams renforce ces capacités, facilitant une collaboration en temps réel.
Intégration avec d’autres outils Microsoft: SharePoint s’harmonise sans heurts avec diverses applications Microsoft 365, favorisant une synchronisation qui enrichit l’usage de ces outils dans un écosystème intégré.
Gestion des projets: L’outil est également équipé pour le management de projets, fournissant des diagrammes de Gantt, des modèles pour la collaboration et la gestion de réunions, améliorant ainsi les stratégies et l’expérience utilisateur en gestion de projet.
Découvrez en plus sur la configuration de SharePoint.
Explorant les différences uniques entre SharePoint et d’autres plateformes de collaboration
Lors de l’évaluation des options de collaboration pour votre entreprise, comprendre les nuances distinctives entre SharePoint et d’autres outils peut orienter votre décision vers la solution la plus adaptée à vos besoins spécifiques en termes de partage de fichiers et de services de cloud.
SharePoint vs Microsoft Teams: SharePoint et Microsoft Teams, bien qu’ils puissent être utilisés conjointement, remplissent des rôles différents. SharePoint excelle dans la gestion documentaire et la création d’un intranet efficace, favorisant une collaboration structurée à long terme. Microsoft Teams, en revanche, est optimisé pour la communication immédiate, les appels vidéo, et la collaboration en temps réel à travers des canaux dédiés.
SharePoint se distingue par ses fonctionnalités avancées de gestion de contenu, de contrôle de versions et de workflows automatisés, tandis que Teams brille pour ses capacités de communication directe et de partage instantané de fichiers.
SharePoint vs Confluence: Confluence, conçu par Atlassian, se focalise spécifiquement sur la gestion des connaissances et la documentation collaborative. Il permet de créer, d’organiser et de collaborer sur du contenu facilement accessible. SharePoint, quant à lui, offre une plateforme plus exhaustive incluant la gestion documentaire, les intranets et la collaboration d’équipe.
Confluence est préféré par les organisations valorisant le partage d’informations et la documentation interne, tandis que SharePoint est idéal pour celles cherchant à intégrer étroitement gestion de contenu et collaboration.
SharePoint vs Google Workspace (G Suite): Google Workspace propose une suite collaborative en ligne comprenant des applications comme Google Drive et Docs. Sa force réside dans la collaboration en temps réel et l’intégration avec l’écosystème Google. SharePoint, en revanche, bénéficie de son intégration profonde avec Microsoft 365, offrant des options avancées de stockage et de gestion de contenu, particulièrement avantageux pour les entreprises utilisant déjà les outils Microsoft.
SharePoint vs Slack: Slack est reconnu pour sa capacité à faciliter une communication d’équipe fluide grâce à son interface utilisateur intuitive et ses canaux de communication. Cependant, il ne propose pas l’étendue de fonctionnalités de gestion de documents et d’intranet disponibles dans SharePoint. SharePoint convient mieux aux organisations en quête d’une plateforme comprehensive pour gestion de contenu, intranets, et collaboration d’équipe, alors que Slack est parfait pour les communications internes rapides.
SharePoint vs Dropbox Paper: Dropbox Paper se présente comme un espace de collaboration et de création documentaire simplifié, axé sur la gestion des tâches et la collaboration en temps réel. Bien que séduisant pour sa simplicité, SharePoint offre une gamme de fonctionnalités plus riche, incluant les portails intranet et l’intégration native avec les outils Microsoft, rendant SharePoint une solution plus globale pour les besoins divers de collaboration, tandis que Dropbox Paper excelle dans la collaboration documentaire épurée et la gestion des tâches.
Conclusion
En conclusion, SharePoint se révèle être une plateforme puissante et versatile, réinventant les méthodes avec lesquelles les entreprises administrent leur contenu, coopèrent et automatisent leurs processus. Offrant une gamme étendue de fonctionnalités, dont la gestion documentaire, la création de sites intranet et extranet, et une intégration fluide avec d’autres solutions Microsoft, SharePoint se positionne comme une solution intégrale pour booster la productivité et la collaboration d’équipe grâce à son composant cloud.
Les aspects clés à intégrer dans votre stratégie englobent l’élaboration d’une structure de site optimisée, l’adoption de métadonnées pour perfectionner la recherche, le contrôle des versions de documents, et l’automatisation des workflows afin de fluidifier les processus métier. En outre, son intégration avec Microsoft Teams, OneDrive, et d’autres outils du suite Microsoft 365, améliore considérablement les capacités de travail collaboratif et de gestion de contenu.
Il est opportun d’intégrer sans délai SharePoint au sein de votre organisation afin de centraliser vos informations, faciliter la collaboration et optimiser la gestion documentaire. En adoptant les meilleures pratiques et en offrant une formation adéquate à vos équipes, vous pourrez exploiter pleinement les avantages de la plateforme SharePoint et réaliser une avancée significative dans la gestion de vos informations et processus collaboratifs.
