Microsoft Teams s’est imposé comme le hub central de la collaboration en entreprise. Plus qu’une simple application de chat, cette plateforme unifiée transforme la manière dont les salariés interagissent au quotidien. Que vous soyez une petite PME ou une grande organisation, comprendre comment tirer le meilleur de cet outil est essentiel pour rester compétitif.
Dans cet article, nous explorons en profondeur les fonctionnalités de Microsoft Teams, des bases de la messagerie instantanée aux innovations de Microsoft 365 Copilot, pour vous aider à améliorer la productivité de votre équipe.
En bref : L’essentiel à retenir
Si vous avez peu de temps pour consulter cet article, voici les points clés :
Centralisation : Teams regroupe appels audio et vidéo, fichiers et gestion de projet en un seul endroit.
Intelligence Artificielle : Avec Teams Premium et Copilot, profitez de comptes rendus automatiques et de la traduction en temps réel.
Flexibilité : L’application Teams est disponible sur web, mobile et bureau, garantissant un accès constant.
Extensibilité : L’intégration transparente avec la suite Office et des applications tierces crée des flux de travail sur mesure.
C'est quoi Teams ? Définition
Microsoft Teams est une application de communication collaborative propriétaire développée par Microsoft. Elle permet la messagerie instantanée, la visioconférence, le stockage de fichiers et l’intégration d’applications. Elle remplace progressivement Skype for Business (anciennement Skype Entreprise) et Microsoft Classroom.
Ce service agit comme un espace de travail partagé où chaque utilisateur peut échanger des informations, créer une équipe et travailler de manière efficace. Disponible avec une licence Microsoft 365, Teams brise les silos en connectant chaque personne et ressource nécessaire à la réalisation d’une tâche.
Les fonctionnalités de communication : Chat, Appels et Réunions
La communication est le pilier de la solution. Voici comment Teams facilite les échanges.
La messagerie instantanée (Chat) et les Canaux
La discussion est au cœur de l’expérience. Vous pouvez contacter un collègue en direct ou lancer une conversation de groupe.
Canaux : Organisez les discussions par projet ou sujet au sein d’une équipe.
Message vocal : Envoyez des notes audio rapides si vous ne pouvez pas écrire.
Édition riche : Vous pouvez modifier un message envoyé, utiliser des réactions et partager des liens.
Canaux partagés : Collaborez avec des partenaires externes sans changer de compte professionnel.
Réunions en ligne et Visioconférence
Qu’il s’agisse d’un point rapide ou d’un webinaire formel, Microsoft propose une expérience de réunion robuste.
Audio et vidéo HD : Assurez une clarté parfaite lors de vos échanges.
Partage d’écran : Montrez votre tableau de bord, une présentation ou un navigateur web (comme Microsoft Edge) en temps réel.
Salles Microsoft Teams : Transformez une salle physique en espace hybride avec du matériel certifié.
Mode Ensemble (Together Mode) : Placez les participants dans un décor virtuel commun (auditorium, café) pour réduire la fatigue.
Il est extrêmement simple de créer un conférence avec Teams :
- 1. Cliquez sur l'icône "Calendrier" dans le menu de gauche.
- 2. Cliquez sur "Nouvel événement" dans le coin supérieur droit.
- 3. Saisissez un titre pour votre conférence dans le champ "Titre".
- 4. Sélectionnez les dates et l'heure de début et de fin de la conférence dans les champs correspondants.
- 5. Si vous voulez que la conférence soit récurrente, sélectionnez l'option "Récurrence" et définissez les paramètres de récurrence souhaités.
- 6. Invitez des participants en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail dans le champ "Inviter des personnes". Vous pouvez également inviter des personnes en cliquant sur le bouton "Ajouter un invité" et en sélectionnant leur nom dans la liste.
- 7. Si vous voulez que la conférence soit enregistrée, cochez la case "Enregistrer cet événement".
- 8. Cliquez sur "Enregistrer" pour créer votre conférence.
Téléphonie d'entreprise (Teams Phone)
La communication VoIP (Voice over Internet Protocol) de Microsoft Teams est un service de téléphonie en ligne qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques via internet.
Le système de téléphonie Teams Phone permet de remplacer votre PABX traditionnel. Vous pouvez passer et recevoir des appels sur le réseau téléphonique public (RTPC) directement au sein de l’interface, transformant votre ordinateur ou appareil mobile en téléphone de bureau complet.
Note de l’expert Axido :
L’adoption de Teams Phone permet souvent une réduction des coûts de télécoms de 30% en centralisant les factures. De plus, 88% des utilisateurs rapportent que la consolidation des appels et des réunions dans une seule interface leur fait gagner au moins 15 minutes par jour.
Pour passer un appel via Microsoft Teams, voici les étapes à suivre :
- 1. Ouvrez Microsoft Teams sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
- 2. Cliquez ou appuyez sur l'icône "Appel" en haut à gauche de l'écran.
- 3. Saisissez le nom ou le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez appeler dans la barre de recherche.
- 4. Cliquez ou appuyez sur le nom de la personne dans les résultats de recherche pour ouvrir son profil.
- 5. Cliquez ou appuyez sur "Appeler" pour lancer l'appel.
- 6. Si vous souhaitez passer un appel vidéo, cliquez ou appuyez sur l'icône "Vidéo" à côté de l'icône "Appel" avant de suivre les étapes 3 à 5.
Il est également possible de passer un appel en utilisant le raccourci clavier Ctrl + Maj + A sur Windows ou Commande + Maj + A sur Mac.
Vous pouvez également utiliser Microsoft Teams pour participer à des réunions en ligne en utilisant la fonction « Réunion » située dans le menu principal. Cela vous permet de rejoindre une réunion en cours ou d’en planifier une nouvelle.
Les conférences sur Teams
L’une des principales fonctionnalités de Microsoft Teams est la possibilité de créer des conférences.
Une conférence sur Microsoft Teams est un événement en ligne auquel plusieurs personnes peuvent participer à distance. Les conférences peuvent être programmées à l’avance ou créées sur le moment. Pour créer une conférence, vous devez inviter des participants en leur envoyant une invitation par e-mail ou en les ajoutant à la liste d’invités dans l’application.
Le partage d'écran
Le partage d’écran est une fonctionnalité de Microsoft Teams qui permet à un utilisateur de partager le contenu de son écran avec les autres participants à une réunion en ligne. Cette fonctionnalité est utile pour présenter des diapositives, des documents ou des applications pendant une réunion.
Pour partager votre écran pendant une réunion sur Microsoft Teams, vous devez d’abord vous assurer que vous êtes connecté à l’application et que vous avez rejoint la réunion. Ensuite, vous pouvez suivre ces étapes :
- 1. Cliquez sur l'icône "Partage d'écran" dans le menu de réunion.
- 2. Sélectionnez l'écran ou la fenêtre que vous voulez partager dans la liste des options.
- 3. Cliquez sur "Partager" pour démarrer le partage d'écran.
Vous pouvez également utiliser les contrôles de partage d’écran pour afficher des annotations sur votre écran partagé, mettre en pause le partage d’écran ou arrêter de le partager. Les autres participants à la réunion peuvent voir votre écran partagé en temps réel sur leur propre écran.
Système de téléphonie (IPBX)
Le système de téléphonie IPBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) est un système de téléphonie qui utilise le protocole Internet pour acheminer les appels téléphoniques d’un réseau privé vers l’extérieur. Les IPBX sont souvent utilisés par les entreprises pour gérer les communications téléphoniques internes et externes de manière centralisée.
Microsoft Teams intègre un système de téléphonie IPBX qui permet aux utilisateurs de passer et de recevoir des appels téléphoniques directement depuis l’application. Le système de téléphonie IPBX de Microsoft Teams est compatible avec les téléphones IP et les téléphones mobiles, ce qui permet aux utilisateurs de rester connectés et de communiquer de manière efficace, peu importe où ils se trouvent.
Le système de téléphonie IPBX de Microsoft Teams offre également de nombreuses fonctionnalités avancées, comme la possibilité de mettre en place des conférences téléphoniques, de transférer des appels et de configurer des règles de routage des appels. Les utilisateurs peuvent également utiliser l’application de messagerie instantanée de Microsoft Teams pour discuter en temps réel avec d’autres membres de l’équipe pendant qu’ils sont en appel.
Pour utiliser le système de téléphonie IPBX de Microsoft Teams, vous devez d’abord vous assurer que vous avez un compte Microsoft et que vous êtes connecté à l’application. Ensuite, vous pouvez passer et recevoir des appels en utilisant les fonctionnalités de téléphonie de l’application, comme le clavier téléphonique et les raccourcis d’appel. Si vous avez un téléphone IP ou un téléphone mobile compatible, vous pouvez également configurer l’application pour passer et recevoir des appels en utilisant cet appareil.
Collaboration et gestion de fichiers : L'intégration Office 365
L’avantage majeur de Teams est son lien natif avec Microsoft Office.
Co-édition en temps réel : Ouvrez un document Word, Excel ou PowerPoint directement dans un onglet ou une rubrique Teams. Plusieurs membres peuvent modifier le fichier simultanément sans quitter l’interface.
SharePoint en arrière-plan : Chaque fois que vous créez une équipe, un site SharePoint est généré pour stocker les documents. Cela garantit la sécurité et la gestion des versions.
Rechercher des fichiers : La barre de recherche puissante permet de retrouver un document partagé il y a des mois, ou de rechercher dans le contenu des conversations.
Gestion de projet : Intégrez Microsoft Planner ou To Do pour suivre l’avancement des tâches et afficher un tableau Kanban directement dans votre canal.
Calendrier Teams
Le calendrier de Microsoft Teams est un outil de planification et de gestion des événements inclus dans la plateforme de collaboration en ligne de Microsoft. Il permet aux utilisateurs de créer des événements et de les partager avec leur équipe ou d’autres personnes. Le calendrier de Teams s’intègre à d’autres applications de Microsoft, telles que Outlook et Exchange, ce qui permet aux utilisateurs de synchroniser leurs événements et de les afficher dans leur calendrier de Teams. Les utilisateurs peuvent également inviter d’autres personnes à des événements et suivre leur disponibilité grâce à la fonctionnalité « Suggestions de meilleurs moments ».
Le calendrier de Teams offre également des options de notification pour que les utilisateurs ne manquent pas les événements importants. Enfin, le calendrier de Teams est accessible depuis n’importe quel appareil grâce à son application mobile, ce qui en fait un outil pratique pour la planification et la gestion des événements en déplacement.
OneDrive dans l'outil Teams
OneDrive est un service de stockage en nuage proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, de partager et de synchroniser des fichiers en ligne. OneDrive est intégré à Microsoft Teams, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent accéder à leurs fichiers OneDrive depuis l’application et les partager avec d’autres membres de l’équipe.
OneDrive est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent sur des projets collaboratifs, car il permet de stocker et de partager des fichiers de manière sécurisée, ce qui facilite la collaboration en temps réel. Les utilisateurs peuvent également accéder à leurs fichiers OneDrive depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, ce qui leur permet de travailler de manière flexible et de rester productifs en déplacement.
Pour accéder à OneDrive dans Microsoft Teams, vous devez d’abord vous assurer que vous avez un compte Microsoft et que vous êtes connecté à l’application. Ensuite, vous pouvez suivre ces étapes :
- 1. Cliquez sur l'icône "Fichiers" dans le menu de gauche.
- 2. Cliquez sur l'icône "OneDrive" dans le menu de droite.
- 3. Vous serez redirigé vers votre espace de stockage OneDrive, où vous pourrez afficher et gérer vos fichiers.
Vous pouvez également partager des fichiers OneDrive avec d’autres membres de votre équipe en suivant ces étapes :
- 1. Ouvrez le fichier que vous voulez partager dans OneDrive.
- 2. Cliquez sur l'icône "Partager" dans le coin supérieur droit.
- 3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail des personnes que vous voulez inviter à accéder au fichier.
- 4. Cliquez sur "Envoyer" pour envoyer l'invitation de partage.
Les personnes qui ont accès au fichier peuvent le consulter et le modifier en temps réel, selon les autorisations de partage que vous leur avez accordées.
SharePoint dans Teams
SharePoint est un service de collaboration en ligne proposé par Microsoft qui permet aux utilisateurs de partager et de gérer des documents, des images et d’autres types de contenu en ligne. SharePoint est intégré à Microsoft Teams, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent accéder à leurs sites SharePoint depuis l’application et collaborer avec d’autres membres de l’équipe.
Les sites SharePoint sont particulièrement utiles pour les équipes qui travaillent sur des projets collaboratifs, car ils permettent de partager et de gérer facilement des documents et d’autres types de contenu en ligne. Les utilisateurs peuvent également utiliser les outils de collaboration de SharePoint, tels que les listes de tâches et les calendriers partagés, pour suivre l’avancement des projets et travailler de manière plus efficace en équipe.
Pour accéder à SharePoint dans Microsoft Teams, vous devez d’abord vous assurer que vous avez un compte Microsoft et que vous êtes connecté à l’application. Ensuite, vous pouvez suivre ces étapes:
- 1. Cliquez sur l'icône "Fichiers" dans le menu de gauche.
- 2. Cliquez sur l'icône "SharePoint" dans le menu de droite.
- 3. Vous serez redirigé vers votre site SharePoint, où vous pourrez afficher et gérer vos fichiers et votre contenu.
Vous pouvez également partager des fichiers SharePoint avec d’autres membres de votre équipe en suivant ces étapes :
- 1. Ouvrez le fichier que vous voulez partager sur votre site SharePoint.
- 2. Cliquez sur l'icône "Partager" dans le coin supérieur droit.
- 3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail des personnes que vous voulez inviter à accéder au fichier.
- 4. Cliquez sur "Envoyer" pour envoyer l'invitation de partage.
Le partage de tableaux de bord Power BI avec Microsoft Teams
Power BI est un outil de visualisation de données et de création de tableaux de bord qui permet aux utilisateurs de créer des graphiques et des visualisations de leurs données en temps réel. Il est possible de partager ces tableaux de bord avec d’autres utilisateurs à l’aide de Microsoft Teams.
En effet, le partage de tableaux de bord Power BI avec Microsoft Teams peut être très utile pour les entreprises et les organisations qui cherchent à suivre l’avancement de leurs projets et à prendre des décisions en temps réel.
Voici comment partager un tableau de bord Power BI avec d’autres utilisateurs via Teams, étape par étape :
- 1. Ouvrez Microsoft Teams et cliquez sur le bouton "Nouveau canal" dans le menu de gauche de l'application.
- 2. Donnez un nom au canal et ajoutez les membres qui doivent avoir accès au tableau de bord en cliquant sur le bouton "Ajouter des membres".
- 3. Dans le canal, cliquez sur le bouton "Ajouter une pièce jointe" dans la zone de message.
- 4. Sélectionnez le fichier du tableau de bord Power BI sur votre ordinateur et cliquez sur "Ouvrir" pour l'ajouter à la conversation.
- 5. Les utilisateurs du canal pourront alors voir et interagir avec le tableau de bord directement dans la conversation de Teams.
- 6. Si vous souhaitez être informé lorsque des changements sont apportés au tableau de bord ou lorsque de nouvelles données sont ajoutées, cliquez sur le bouton "Suivre" dans le menu contextuel du fichier du tableau de bord dans la conversation de Teams.
En partageant un tableau de bord Power BI avec d’autres utilisateurs via Teams, vous pouvez facilement suivre l’avancement de vos projets et prendre des décisions en temps réel. Cela peut être particulièrement utile pour les équipes dispersées géographiquement qui ont besoin de rester connectées et de travailler de manière efficace.
Teams Premium et IA : Les nouveautés qui changent la donne
Pour les entreprises ayant des besoins avancés, Microsoft Teams Premium est une offre sous forme de module complémentaire (add-on) qui injecte de l’IA et de la personnalisation.
Comparatif : Teams Standard vs Teams Premium
| Fonctionnalité | Teams Standard (Inclus dans M365) | Teams Premium (Licence add-on) |
| Réunions | Audio/Vidéo standard, partage d’écran | Récapitulatif intelligent, chapitres automatiques |
| Sécurité | Chiffrement standard | Filigranes, chiffrement de bout en bout avancé |
| Webinaires | Inscription basique, liste d’attente | Salle verte (Green room), gestion avancée des inscriptions |
| Personnalisation | Thèmes basiques | Modèles de réunion, arrière-plans de marque, avatars personnalisés |
| Langue | Sous-titres standard | Traduction des sous-titres en temps réel (40+ langues) |
L’apport de Microsoft 365 Copilot
L’agent IA Copilot intégré à Teams peut résumer une réunion manquée, lister les actions à entreprendre et répondre à des questions sur ce qui a été dit. Ces fonctionnalités aident les collaborateurs à se concentrer sur l’essentiel. La transcription en direct permet de générer des notes précises automatiquement.
Extensions et Intégrations : Connecter vos outils métiers
Teams est une plateforme ouverte. Pour étendre ses capacités, vous pouvez :
Utiliser des applications : Le magasin d’applications propose des milliers d’outils (Trello, Asana, Salesforce, etc.).
Créer des flux automatisés : Avec Power Automate, créez un flux de travail où un message dans un canal déclenche une alerte ou une tâche ailleurs.
Développement sur mesure : Pour un besoin spécifique, les développeurs peuvent créer des bots ou des onglets personnalisés via la plateforme de développement.
Comment configurer et sécuriser Teams pour votre organisation ?
La mise en place de Teams nécessite une stratégie claire. Si vous êtes administrateur, voici les étapes pour configurer les fonctionnalités :
Centre d’administration : C’est le centre de contrôle. Vous pouvez y gérer les utilisateurs, les mises à jour et les stratégies de réunion.
Sécurité et Conformité : Définissez qui a l’autorisation de créer des équipes ou d’inviter des invités. La protection des données est cruciale.
Accès conditionnel : Configurez des règles pour restreindre l’accès selon l’emplacement ou l’état de l’appareil.
Gouvernance des données : Déterminez la durée de conservation des conversations et des fichiers.
Chiffre clé :
Une mauvaise configuration des droits d’accès est la faille #1. Nous constatons que 45% des incidents de sécurité sur Teams proviennent de liens de partage ‘Tout le monde’ laissés actifs. Une politique de gouvernance stricte (MFA, accès conditionnel) réduit ce risque de 99%.
10 astuces pour devenir un expert de la productivité sur Teams
Voici comment utiliser Teams comme un pro :
Raccourcis clavier : Tapez
Ctrl + .pour voir tous les raccourcis.Commandes : Tapez
/dans la barre de recherche pour changer votre statut (ex:/disponible,/occupé).Épingler : Gardez vos canaux ou chats favoris en haut de la liste pour un suivi facile.
Répondre à un message spécifique : Citez le message pour garder le fil de la conversation clair.
Gérer les notifications : Personnalisez les alertes pour ne pas être submergé et protéger votre concentration.
Composants Loop : Utilisez des listes ou tableaux collaboratifs qui se mettent à jour partout (chat, mail).
Sondages : Créez un sondage rapide directement dans le chat pour prendre une décision.
Onglets : Ajoutez un site web, un fichier Excel ou un tableau de bord Power BI en haut d’un canal pour un accès rapide.
Mode « Ne pas déranger » : Il bloque les pop-ups pour vous laisser travailler.
Recherche contextuelle : Utilisez
Ctrl + Fdans un canal pour chercher uniquement dans cette discussion.
Conclusion
Microsoft Teams est bien plus qu’un outil de chat ; c’est une solution complète qui structure la vie de l’entreprise. Des réunions et visioconférences intelligentes à la collaboration en ligne sécurisée, chaque fonctionnalité est pensée pour fluidifier le travail.
Pour tirer parti de tout le potentiel de la suite, y compris Teams Premium et Copilot, une configuration soignée est requise. N’hésitez pas à consulter la documentation officielle sur Microsoft Learn ou à nous contacter pour un accompagnement personnalisé.
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